Advies bij de selectie van een nieuw CMS
De vraag ‘Wat is het beste CMS voor mij?’ krijgen wij meerdere keren per week op ons bordje. Een (nieuw) CMS selecteer je namelijk niet iedere week en dan is er ook nog één CMS dat er qua naamsbekendheid met kop en schouders boven uit steekt. Wat moet je nou met al die CMS'en....
De CMS-wereld verandert heel snel, en juist als jij niet tot over je oren in de kennis van Content Management Systemen zit, of bijvoorbeeld maar één of twee CMS’en echt goed kent, is het zinvol om verder te lezen. We zetten onze Plate-bril even af en zetten de bril van CMS-expert op om je mee te nemen langs de verschillende factoren bij het kiezen van een nieuw CMS.
CMS jargon en afkortingen
Zit je niet tot over je oren in de CMS-materie? Dan struikel je waarschijnlijk al snel over afkortingen en jargon. Wil je weten wat de meest gebruikte buzz-woorden betekenen? Lees dan deze alinea. Wil je ‘hoog over’ weten hoe je jouw ideale CMS kiest, sla deze paragraaf dan over.
In de hedendaagse digitale wereld worden bedrijven steeds geavanceerder en complexer. Om deze uitdagingen aan te kunnen, is het belangrijk om te kiezen voor innovatieve en flexibele oplossingen. Een van de meest populaire buzzwoorden op dit moment is 'Headless'. Dit betekent dat de front-end en back-end van een website los van elkaar worden ontwikkeld, wat zorgt voor een meer flexibele en schaalbare oplossing.
Een ander buzzword wat steeds vaker wordt gebruikt is 'Composable'. Composable staat voor het samenstellen van verschillende software-onderdelen om een sterk geheel te vormen. Bedrijven die op zoek zijn naar meer flexibiliteit en efficiency kiezen hier vaak voor.
De term 'MACH' (Microservices-based, API-first, Cloud-Native en Headless) is ook sterk in opkomst. Het beschrijft een architectuur die gericht is op snelheid, schaalbaarheid en flexibiliteit.
'DXP' (Digital Experience Platform) is een term die staat voor een platform dat bedrijven helpt bij het creëren van een uitstekende digitale ervaring voor hun klanten.
'Omni-Channel' is een term die staat voor de mogelijkheid om op elk kanaal, of het nu een website, app, social media of iets anders is, een consistente ervaring te bieden.
'Multi-tenant' is een term die staat voor een technologie die in staat is om meerdere klanten op een enkele infrastructuur te ondersteunen. Lees hier meer over multi-tenant.
'Cloud' en 'SaaS' (Software as a Service) zijn buzzwoorden die staan voor de mogelijkheid om software via het internet te gebruiken, in plaats van lokale installaties.
Tot slot is 'Open-Source' een term die staat voor software waarvan de broncode openbaar beschikbaar is en door iedereen gebruikt, aangepast of verder ontwikkeld kan worden.
Welke factoren bepalen ‘jouw ideale CMS’
Door de jaren heen hebben we aan honderden CMS-selecties meegedaan, of meegeschreven. We denken dat veel van de criteria een grote overlap hebben. Zaken als SEO-optimalisatie, intuïtieve werking, mogelijkheid om te koppelen zijn tegenwoordig de standaard in (bijna) ieder CMS.
De volgende criteria zie ik niet vaak in een CMS selectie en bepalen sterk welk CMS echt gaat voelen als jouw ideale CMS. Hoe beter je in staat bent om op papier te krijgen hoe jij het CMS wilt gebruiken en wat het eindresultaat moet zijn des te beter je kunt analyseren waar je eventueel ‘trade-offs’ wilt maken.
1. Kennisniveau en volwassenheid
Heb je inzichten in hoe volwassen je organisatie is op het gebied van content, communicatie en marketing? Vaak zien we managers die groot dromen van ‘data driven marketing’ terwijl de marketeers al moeite hebben om vanuit de organisatie zoveel input te krijgen om iedere twee weken een inhoudelijk blog te schrijven.
Een mooi instrument kan zijn om jezelf eens te meten langs het ‘content volwassenheidsmodel’. Schrijf je huidige niveau en ambitieniveau op en zoek naar de impact van dit voor het CMS.
2. In-house of outsourcen?
Hoe wil je het website project én de continuering aanpakken? Wil je zelf je website ontwikkelen of verantwoordelijk zijn voor het content- en datamodel? Of wil je alles bij een agency neerleggen. Zorg altijd dat je bij de keuze van het CMS kijkt naar de beschikbaarheid van developers in een speciek front-end framework (of ga agnostisch met headless) en bekijk of het project (zowel intern als extern) niet teveel op de schouders van één persoon komt. Die kan de keuze voor een specifieke tool maken (of doordrukken) waar je later spijt van krijgt omdat de visie van die persoon niet de visie van het bedrijf was of omdat die persoon weggaat en niemand haar of zijn taak over kan nemen.
3. Content Experience
Oneerbiedig noemen we dit wel eens een blokkendoos. Hoeveel flexibiliteit heeft een marketeer om een gave, overtuigende content experience te maken? Of zit zij of hij vast in structuren en patronen en kan er niet flexibel met content om worden gegaan? Zeker bij de selectie van een Headless CMS moet je hier goed om letten. Omdat vorm van content gescheiden is bij headless is de visuele editor ook verdwenen.
4. User Experience
Bij UI/UX denkt iedereen snel aan de ervaring van de websitebezoeker. Maar een contentmarketeer werkt dagelijks of wekelijks in het CMS. Hoe snel, flexibel en eenvoudig werkt het CMS? Kan je bijvoorbeeld zelf afbeelding bijsnijden, video’s toevoegen, secties of pagina’s kopiëren. Je zult versteld staan dat soms de simpelste taken niet mogelijk zijn of toch veel tijd kosten. Dit zorgt ervoor dat een marketeer of veel tijd kwijt is, of het systeem niet of minder gebruikt en dus komt (als het goed is) je bedrijfsdoelstelling in gevaar.
5. Multi component
Steeds meer bedrijven krijgen een ‘multi’ component in hun business case. Door de globalisering van de economie hebben bedrijven meer en meer behoefte aan websites voor verschillende landen, verschillende labels, merken, locaties, etc. Ook hiervoor geldt, zorg dat je een slim CMS kiest waarbij je over de labels, landen, locaties heen content, content experiences of data kunt kopieren of hergebruiken. De Plate multisite is voor deze groep een mooi voorbeeld.
6. Welke kanalen wil je gebruiken?
Wat zijn de kanalen waarop je content wilt publiceren? Voornamelijk web? Of bijvoorbeeld ook via narrowcasting, een app of nog iets anders. Hoe meer kanalen hoe flexibler een CMS moet zijn in het ontvangen van content en data en het publiceren van content experiences. Een gemiddeld bedrijf heeft zo meerdere communicatie-kanalen. Tel maar mee: een website, een werkenbij website, een klantportal, een dealer/reseller portal, een intranet en een kennisbank. Als je per kanaal los je content bij moet houden, is er zometeen een marketeer uren per week kwijt aan het kopieren en plakken van berichten die hij of zijn later separaat moet beheren.
7. Out-of-the-box vs plugins
Ga je voor een out-of-the-box CMS met veel verschillende opties? Dan heb je geen zorgen over upgrades (dit wordt centraal gedaan) en je mogelijkheden zijn eindeloos. Maar dan moet je wel al de features gebruiken. Regelmatig zie ik bedrijven die een feature-rijk CMS aanschaffen maar uiteindelijk maar 30% van de features gebruiken (maar wel 100% betalen). Deze out-of-the-box CMS’en zijn doorgaans duurder in de licentie maar ontzorgen en groeien met je mee.
Je kunt ook voor een andere aanpak gaan. In bijvoorbeeld een Wordpress CMS zit standaard niet veel, maar is sterk uitbreidbaar met plugins. Deze keuze is op korte termijn misschien wat voordeliger maar zorgt wel voor een sterke afhankelijkheid van developers en plugin-ontwikkelaars. Er zijn voldoende verhalen op het internet te vinden over het updaten en onderhouden van (onveilige) plugins. Voor beide situaties is het goed om je te orienteren op de voor- en de nadelen. Je zult een keuze moeten maken: of je bent meer afhankelijk van losse developers of van een bedrijf (en de financiële component).
8. Visie en richting van het CMS
Niets is zo dynamisch als de software wereld. Daarom is het goed om je te realiseren dat als jij een CMS kiest voor een bepaalde reden dat dat CMS in de toekomst een hele andere kant op kan groeien qua features, prijs, etc. Doe dus breed onderzoek naar het type-klanten (zijn ze sterk in een bepaald segment) en resellers.
9. Moet ik het advies van vrienden en familie opvolgen?
Als je niet in de materie zit, kan een eerste reflex zijn om je naaste omgeving te vragen naar hun suggestie voor je CMS. De naam ‘Wordpress’ valt snel omdat dit het meest bekende CMS is. Maar wereldwijd is de Toyota Corolla al jarenlang de meest verkochte auto. Maar is dat dan ook direct de beste keus voor jouw situatie? Als iemand een CMS-expert is, moet je haar of zijn feedback zeker meenemen maar daag de expert dan ook uit om naar jouw specifieke situatie te kijken en om met een aantal alternatieve systemen te komen.
10. Adoptie
Bij het selecteren van een CMS is het belangrijk om zorgvuldig een bedrijfsbreed comité samen te stellen bestaande uit vertegenwoordigers van verschillende afdelingen, zoals Marketing, Content, Communicatie en IT (eventueel aangevuld door agencies).
De keuze voor het CMS moet een gezamenlijke beslissing zijn en rekening moet worden gehouden met de toekomstige eisen, gebruikssituaties en groei van de organisatie (bijv. B2B naast B2C of internationalisatie). Het nieuwe CMS moet een stuk gereedschap zijn om de bedrijfsdoelstellingen te bepalen in plaats van een tool op zich.
11. Pricing
Belangrijk om in je achterhoofd te houden is dat prijs niet hetzelfde is als kosten. Je kunt een duur CMS aanschaffen en het niet gebruiken, een Open-Source CMS selecteren dat (bijna) gratis lijkt maar veel configuratie en onderhoud vraagt, of een SaaS-CMS selecteren en al snel naar een duurder pakket moeten overstappen omdat je net die ene functie nodig hebt.
Allemaal zaken om van te voren over na te denken. Er is geen enkel CMS echt gratis en vergeet vooral de component adoptie en gebruik niet. Als je CMS niet of nauwelijks gebruikt wordt dan is elke euro teveel.
12. Support / Community
Een ander onderdeel waar je je goed in moet verdiepen voordat je je website project start is hoe hecht de community is en hoe snel en inhoudelijk wordt gereageerd op support-vragen. In hoeverre zijn er echte ‘productfans’, is er bijvoorbeeld een open Slack- of Discord-kanaal en is er een professionele support omgeving inclusief documentatie? Grote kans dat je hier van te voren totaal niet aan denkt maar dit is in het gebruik van het CMS zometeen cruciaal.
Meer weten? Download één van deze whitepapers
RFI / RFP template
Download deze handleiding om een betere uitvraag te doen als je op zoek bent naar een nieuw (Headless) CMS of Experience Platform.
Plate CMS specificaties
Wil je de ins en outs van Plate CMS vanuit zowel gebruikersperspectief als technisch perspectief lezen? Download hier de CMS-specificaties van Plate.
Plate versus Wordpress Multisite
Deze whitepaper heeft als doel om de verschillen tussen Plate en WordPress te duiden en je te helpen in de keuze voor een multisite platform.
👇 Een greep uit > 1200 Plate klanten
"Plate heeft ons zeer goed geholpen in het traject van het vernieuwen van onze eigen website en de ruim 70 subsites van stichtingen die zijn gemigreerd naar het multisite CMS van Plate. De diversiteit van de gebruikers bij de stichtingen met kennis van een CMS-systeem leek ons een behoorlijke uitdaging. Samen met Plate hebben we trainingen, online samenwerkingssessies, een duidelijke leeromgeving en support ingezet."
.jpeg?width=768&mode=crop&format=jpeg&signature=182525e65bea3f2d77f64bc4b37c940c2efe2875)
Anne-Lieke Joosten
Adviseur Communicatie
